Konfiguration

Die Konfiguration ist dem Administrator vorbehalten. Alle Einträge lassen sich anlegen, über „Bearbeiten“ ändern und über „Löschen“ (mit Rückfrage) entfernen. Was noch verwendet wird, etwa eine Ressource mit Terminen, kann nicht gelöscht werden.

Datenbankverbindung dieses Arbeitsplatzes

Zeigt, ob dieser Rechner mit der lokalen Datenbank oder mit dem Praxisserver arbeitet, und ob der Server erreichbar ist. Hier lässt sich ein Server eintragen oder ändern – Server, Port, Datenbank, Benutzer, Passwort – oder mit „Lokale Datenbank verwenden“ zurückwechseln. Avilo prüft einen neuen Server, bevor es ihn speichert, und startet danach neu. Ein leeres Passwortfeld behält das gespeicherte Passwort. Mehr dazu unter Installation und erster Start.

Datensicherung

„Jetzt sichern“ legt sofort eine Sicherung aller Daten an. Darunter stehen der Sicherungsordner und die neuesten Sicherungen mit ihrer Größe. Unabhängig davon sichert Avilo beim ersten Start jedes Tages automatisch und behält die letzten 30 Sicherungen.

Unter „Kopie auf ein anderes Gerät“ den vollständigen Pfad eines Ordners auf einer Netzwerkfreigabe oder einem USB-Stick eintragen und „Speichern“ wählen; „Keine Kopie“ schaltet die Kopie ab. Darunter steht, welche Sicherung zuletzt kopiert wurde – oder, wenn der Ordner nicht erreichbar war, „Kopie fehlgeschlagen“ mit dem Grund.

Unter „Verschlüsselung dieses Arbeitsplatzes“ ein Sicherungspasswort (mindestens 10 Zeichen) zweimal eingeben, bestätigen, dass es aufgeschrieben ist, und „Verschlüsselung einschalten“ wählen. Von da an sind neue Sicherungen verschlüsselt; in der Liste steht bei jeder Sicherung, ob sie verschlüsselt ist. „Passwort ändern“ und „Verschlüsselung ausschalten“ stehen an derselben Stelle. Fehlt das Passwort auf diesem Arbeitsplatz, erscheint ein Hinweis, und Avilo sichert erst wieder, wenn es neu eingegeben ist. Wie man eine Sicherung wiederherstellt, steht unter Daten und Sicherung.

Benutzerkonten

Name, Rolle, optional ein Mitarbeiter und eine PIN (4–8 Ziffern), dann „Anlegen“. Je Konto: „PIN ändern“ und „Deaktivieren“ bzw. „Aktivieren“. Konten werden nicht gelöscht, nur deaktiviert. Das eigene Konto und das letzte aktive Administratorkonto lassen sich nicht deaktivieren – so kann sich die Praxis nicht aus der eigenen Verwaltung aussperren. Die Rollen beschreibt Rollen und Rechte.

Die Auswahl Mitarbeiter in der Kontenliste verknüpft ein Konto nachträglich mit einem Mitarbeiter oder löst die Verknüpfung. Ein verknüpftes Konto sieht im Dashboard zuerst „Meine“ Aufgaben – die ihm zugewiesenen und die aus Erwähnungen in Notizen –, mit „Alle“ wechselt die Liste auf alle offenen Aufgaben. Gilt die Verknüpfung für das eigene Konto, wirkt sie sofort.

Standorte, Bereiche und Räume

Standorte mit ihren Räumen. Gibt es mehr als einen Standort, wählt man in der Kopfzeile, an welchem man gerade arbeitet (siehe Oberfläche). Ressourcen gehören über ihren Raum zu einem Standort; eine Ressource „ohne Raum“ erscheint bei mehreren Standorten an keinem.

Bereiche sind eine optionale Ebene zwischen Standort und Raum, etwa „Erdgeschoss“ oder „Therapietrakt“. Ein Bereich gehört zu genau einem Standort. Kleine Praxen brauchen ihn nicht.

Beim Anlegen eines Raums erscheint die Auswahl eines Bereichs, sobald der gewählte Standort Bereiche hat; „ohne Bereich“ ist immer möglich. Ein Raum kann nur einem Bereich seines eigenen Standorts angehören. Ein Bereich, dem noch Räume zugeordnet sind, lässt sich weder löschen noch an einen anderen Standort verschieben.

Öffnungszeiten (Standort)

Standort wählen, dann je Wochentag ein Zeitfenster von–bis anlegen. Ein Tag kann mehrere Fenster haben – eine Mittagspause sind zwei Einträge, etwa 08:00–12:00 und 13:30–18:00.

• Ohne Einträge gilt 08:00–18:00, und Buchungen werden nicht gewarnt: Niemand hat gesagt, wann geschlossen ist.
• Sobald es einen Eintrag gibt, gilt jeder Wochentag ohne Eintrag als geschlossen.

Die Öffnungszeiten wirken so:

• Terminsuche und die automatische Einplanung von Therapieplänen schlagen nur Zeiten innerhalb der Öffnungszeiten vor; eine Behandlung ragt nicht in die Mittagspause.
• Eine Buchung von Hand außerhalb der Öffnungszeiten wird gespeichert, aber mit einer Warnung – für Ausnahmen, Notfälle oder verspätete Patienten.
• Der Tages- und Wochenplan schraffiert die geschlossenen Zeiten.

Ressourcentypen

Die Art einer Ressource, etwa „Sauerstoffkammer“, mit:

• Mindest- und Höchstdauer eines Termins,
• Rüstzeit vor und nach einem Termin,
• Mindestbesetzung an Mitarbeitern.

Ressourcen

Die konkreten Geräte oder Plätze: Typ, Raum (oder „ohne Raum“), Name, Kapazität (mindestens 1), Bemerkungen und Status Aktiv, Wartung oder Außer Betrieb. Ressourcen in Wartung oder außer Betrieb sind im Terminformular gesperrt.

Terminarten

Name, Dauer in Minuten, benötigter Ressourcentyp mit Anzahl und optional eine Mitarbeiterrolle als Hinweis. Die Rolle wird aus den Mitarbeiterrollen gewählt.

Mitarbeiterrollen

Die Liste der Rollen, die Mitarbeiter haben können, etwa „Arzt“, „Therapeut“, „Pflege“, „Betreuungsperson“. Eine Rolle wird einmal hier angelegt und dann bei Mitarbeitern und Terminarten ausgewählt – so werden aus „Arzt“ und „Ärztin“ nicht versehentlich zwei Rollen.

Eine Rolle, die ein Mitarbeiter oder eine Terminart noch verwendet, lässt sich nicht löschen; dieselbe Rolle zweimal anzulegen wird abgelehnt. Umbenennen geht bewusst nicht: neue Rolle anlegen, bei den Mitarbeitern umstellen, alte Rolle löschen.

Mitarbeiter und Arbeitszeiten

Mitarbeiter mit Name und Rolle aus den Mitarbeiterrollen. Unter Arbeitszeiten je Wochentag von–bis. Für Mitarbeiter ohne eingetragene Arbeitszeiten nimmt Avilo an, dass sie immer verfügbar sind.

Ausnahmen

Abwesenheiten und Sperrungen für Mitarbeiter, Ressourcen oder Räume: Datum, optional ein Zeitfenster (leer bedeutet ganztägig) und ein Grund. Termine in einer Ausnahme werden von der Konfliktprüfung abgelehnt.

Statusbezeichnungen

Wie die Teilnahme-Status überall in Avilo heißen – im Tagesplan, bei Patienten, in Serien. Die Standardbezeichnungen sind:

Status	Standard
geplant	Geplant
erschienen	Erschienen
abgeschlossen	Abgeschlossen
nicht erschienen	Nicht erschienen
abgesagt	Abgesagt

Bezeichnung ändern und „Speichern“ – etwa „Im Haus“ statt „Erschienen“. „Standard“ setzt eine geänderte Bezeichnung zurück. Die Status selbst sind fest und lassen sich weder ergänzen noch entfernen: Check-in, No-Show, Statistik und Abrechnung hängen an ihnen.

Nachrichtenvorlagen

Die Texte der vier Vorlagen, die im Patientendetail unter Kommunikation für einen Termin verschickt werden: Terminbestätigung, Erinnerung, Terminänderung und Serienkommunikation. Eine Vorlage, die noch den mitgelieferten Text hat, ist mit „(Standardtext)“ gekennzeichnet.

In den Text lassen sich Platzhalter setzen, die beim Versand ersetzt werden:

Platzhalter	wird zu
{datum}	Datum des Termins, z. B. 10.09.2026
{uhrzeit}	Uhrzeit des Termins, z. B. 09:00
{vorname}	Vorname des Patienten
{nachname}	Nachname des Patienten

Beispiel: „Guten Tag {vorname} {nachname}, wir sehen uns am {datum} um {uhrzeit} Uhr.“ Ein unbekannter Platzhalter wie {tag} wird beim Speichern abgelehnt, damit er nicht beim Patienten ankommt. „Standard wiederherstellen“ setzt eine Vorlage auf den mitgelieferten Text zurück. Freitext-Nachrichten sind von den Vorlagen nicht betroffen.