Tagesplan und Termine

Der Tagesplan

Der Tagesplan zeigt die Belegung aller Ressourcen von 07:00 bis 19:00 Uhr in 30-Minuten-Schritten. Umschalten zwischen Tag und Woche, blättern mit ‹ ›, springen über die Datumsauswahl. Ein Klick auf einen Termin in der Wochenansicht öffnet den zugehörigen Tag mit dem Termin ausgewählt.

Die Legende unterscheidet: Frei, Teilweise belegt, Voll belegt, Läuft gerade, Abgesagt / No-Show und Erschienen. Hat der Standort Öffnungszeiten, sind die Zeiten, in denen er geschlossen hat, schraffiert und in der Legende als Geschlossen erklärt.

Termin anlegen

„+ Termin anlegen“ (oder Taste N) öffnet das Formular:

1. Terminart wählen. Avilo setzt die Dauer und wählt passende Ressourcen vor.
2. Datum, von und bis festlegen. bis ergibt sich aus der Standarddauer der Terminart und kann angepasst werden.
3. Ressourcen, Patienten und Mitarbeiter ankreuzen – jeweils beliebig viele.

Sobald eine Uhrzeit feststeht, schlägt Avilo eine freie Ressource vor („Vorschlag übernehmen“). Ressourcen in Wartung oder außer Betrieb sind ausgegraut. Pflicht sind Terminart, mindestens eine Ressource, ein Zeitfenster und mindestens ein Patient. Ein Termin kann nicht über Mitternacht gehen.

Konfliktprüfung

Vor dem Speichern prüft Avilo den Termin. Diese Konflikte verhindern das Speichern:

• Die Kapazität einer Ressource würde überschritten.
• Der Raum ist bereits belegt.
• Eine Ressource ist in Wartung oder außer Betrieb.
• Die Dauer liegt außerhalb der Mindest- oder Höchstdauer des Ressourcentyps.
• Es sind weniger Mitarbeiter eingeplant, als der Ressourcentyp mindestens verlangt.
• Die Rüstzeit vor oder nach der Ressource wird nicht eingehalten.
• Für Mitarbeiter, Ressource oder Raum ist eine Abwesenheit oder Sperrung eingetragen.

Diese Konflikte erzeugen nur eine Warnung, der Termin wird trotzdem gespeichert:

• Ein Patient oder Mitarbeiter ist zur gleichen Zeit schon anderweitig gebucht, etwa „Anna Müller hat zu dieser Zeit bereits einen anderen Termin“.
• Ein Mitarbeiter ist außerhalb seiner Arbeitszeit eingeplant.
• Der Termin liegt außerhalb der Öffnungszeiten des Standorts.

Arbeiten mehrere Arbeitsplätze mit demselben Praxisserver und buchen zwei gleichzeitig den letzten freien Platz einer Ressource, bekommt ihn genau einer; der andere erhält die übliche Meldung, dass kein Platz mehr frei ist.

Termin bearbeiten und durchführen

Ein Klick auf einen Termin öffnet das Detailfeld mit der Belegung (z. B. 3/4) und allen Patienten. Je Patient, abhängig vom Stand:

• Check-in – der Patient ist da.
• No-Show – der Patient ist nicht erschienen.
• Check-out – die Behandlung ist abgeschlossen.

Der Status je Patient lautet – mit den Standardbezeichnungen – Geplant, Erschienen, Abgeschlossen, Abgesagt oder Nicht erschienen. Die Bezeichnungen lassen sich unter Konfiguration → Statusbezeichnungen anpassen und gelten dann überall in Avilo.

Verschieben: neue Uhrzeit eingeben und „Verschieben“ wählen, oder den Termin im Tagesplan ziehen. Die Konfliktprüfung läuft dabei erneut.

Absagen: „Termin stornieren“ sagt den gesamten Termin ab. Er wird als abgesagt markiert, nicht gelöscht, und bleibt in Historie und Verlauf sichtbar. Eine Rückfrage gibt es nicht.

Notizen zum Termin lassen sich über „Notizen anzeigen …“ ergänzen. Mit @ lässt sich darin ein Mitarbeiter erwähnen – siehe Erwähnungen.

Abrechnungsstatus

Sobald ein Patient nicht mehr Geplant ist, kann im Detailfeld je Patient ein Abrechnungsstatus gesetzt werden: offen, abrechenbar, nicht abrechenbar oder abgerechnet. Speichern dürfen Administrator und Verwaltung; jede Änderung steht im Änderungsverlauf.

Export für die Abrechnung

Avilo rechnet nicht selbst ab, übergibt aber die Daten: Unter Abrechnung (Administrator und Verwaltung) einen Zeitraum wählen, dazu, welche Teilnahmen gemeint sind – alle, noch nicht bewertete, abrechenbare, nicht abrechenbare oder abgerechnete – und „Exportieren“ wählen. Avilo schreibt eine Tabelle (CSV) in den Ordner „Avilo Abrechnung“ unter Dokumente und zeigt den Pfad an. Excel und LibreOffice öffnen die Datei direkt.

Je Patient und Termin steht dort eine Zeile mit Datum, Beginn und Ende (Praxiszeit), Name, Patientennummer, Terminart, Ressourcen, Teilnahme und Abrechnungsbewertung. „Noch nicht bewertet“ und „nicht abrechenbar“ bleiben getrennt; die Teilnahme trägt die Bezeichnung, die die Praxis dem Status gegeben hat. Jeder Export steht im Änderungsverlauf. Die Datei enthält Patientendaten im Klartext und gehört nur an Stellen, die sie sehen dürfen.